При приеме на работу нового сотрудника работодатель получает полный комплект документов, необходимых для приема на работу.
Работодатель использует эти документы для приема на работу сотрудника, трудового договора, личной карты, а также для расчета и уплаты налогов.
Для безнаказанного использования полученных от сотрудника персональных данных необходимо запросить заявление о согласии на их обработку и использование, образец такого документа можно скачать ниже.
Такое согласие должно быть выражено в письменной форме добровольно нанятым сотрудником. Кроме того, у работодателей обычно есть шаблоны таких деклараций.
Получение согласия сотрудника требуется в соответствии со ст. 9 Федерального закона 152-ФЗ от 27.07.06.
Без него работодатель не имеет права использовать информацию, содержащуюся в полученных личных документах гражданина.
Важно: 1 марта 2021 года вступит в силу новый регламент, требующий от сотрудника отдельно давать согласие на каждое распространение персональных данных. Например, для размещения информации о сотруднике на сайте компании требуется согласие человека, в противном случае он может быть оштрафован на сумму до 500 000 рублей. – нажмите здесь, чтобы узнать больше.
Как написать правильно?
Сбор и обработка персональных данных сотрудников заключается в использовании работодателем информации из документов, полученных от физического лица, с целью:
- оформление трудовых отношений и заполнение кадровых документов;
- Расчет и уплата налога на прибыль и обязательных взносов
- Расчет заработной платы сотрудников
- сдача отчетов в государственные органы
- передача персональных данных в банк для обслуживания платежной карты
- обеспечение удержаний;
- обеспечение безопасности сотрудника и др.
В заявлении о согласии на вышеуказанные цели следует указать, какие персональные данные передаются работодателю, какие документы передаются, например:
- ПОЛНОЕ ИМЯ И ФАМИЛИЯ;
- Персональные данные относительно пола, возраста;
- данные о рождении;
- паспортные данные (российские и зарубежные);
- место жительства и регистрации;
- информация о семье и родственниках;
- данные об образовании и опыте работы;
- информация из других документов – ИНН, СНИЛС и др.
Выражая согласие, физическое лицо подтверждает, что оно добровольно предоставляет вышеуказанные персональные данные и дает согласие на их обработку работодателем для конкретных целей.
Кроме того, рекомендуется указать правовые нормы, требующие согласия сотрудника на передачу его персональных данных для обработки и использования.
В анкете должно быть четко указано, что работник соглашается на обработку полученных данных работодателем только для определенных целей, также рекомендуется указать их в документе.
Текст должен быть подтвержден подписью сотрудника. Подпись лица, которое передает свои персональные данные работодателю и дает согласие на их обработку, является обязательной.
Рекомендуется оформить заявку в бумажном виде, введя текст от руки. Этот документ адресован официальному представителю организации – менеджеру.
Скачать образец
Образец согласия на обработку персональных данных сотрудника – скачать.