Эта книга представляет собой журнал, используемый для записи движения рабочих карточек и вкладышей с вакансиями, которые обязаны хранить все работодатели.
Поскольку многие сотрудники переходят на электронный учет, работодатели решают закрыть эту бухгалтерскую книгу, но нет необходимости торопиться.
Нужно ли вести книгу учета трудовых книжек и вкладышей в них?
Да, зачетная книжка должна вестись в соответствии с требованиями закона. В этом документе содержатся данные о трудоустройстве арестованных сотрудников. Рекомендуемую форму этого журнала можно найти в Интернете.
В организации ведется учетная книга, в которой отражается следующая информация:
- Получил ли сотрудник дубликат трудовой книжки.
- Получил ли он трудовую книжку при выписке?
- Получил ли работник свою трудовую книжку на бумажном носителе, если он желает хранить этот документ в электронном виде?
- Выпустил ли сотрудник отдела кадров вставку в записи о сотрудниках. Это нужно сделать, если в документе закончились пустые страницы.
- Подготовлена ли для сотрудника новая зачетная книжка.
- Вернул ли работник трудовую книжку после окончания трудового договора с работодателем.
Трудовую книжку ведет бухгалтер, специалист по кадрам или секретарь.
Как заполнить?
Существуют определенные правила, по которым заполняется зачетная книжка:
- данные вводятся в хронологическом порядке;
- документ должен быть запечатан и переплетен;
- страницы нумеруются перед использованием документа
- наличие твердой обложки;
- документ заверяется специальной надписью, отражающей количество страниц.
На обложке книги есть надпись. Журнал содержит 13 столбцов, которые заполняются по мере приема на работу сотрудников.
Пошаговый алгоритм, как его выполнить:
- Первый столбец пронумерован под первым столбцом.
- В графах 2, 3 и 4 должны быть указаны сведения о занятости работника: дата заключения трудового договора и дата записи в журнале.
- Графа 5 – ФИО и ФИО сотрудника без сокращений.
- W 6 – информация о принятых на хранение трудовых книжках: серия и номер документа.
- В седьмом разделе введите свою позицию. При необходимости к записи добавляется категория или рейтинг.
- В пункте 8 – укажите название рабочего места, на котором человек работал.
- 9 – содержит порядковый номер, на основании которого заключен трудовой договор.
- 10 – подписано сотрудником отдела кадров, с которым будет заключен трудовой договор.
- 11 – заполняется при заполнении книги учета на предприятии. В столбце указана сумма, которую сотрудник заплатил за изготовление документа. Если у сотрудника есть этот документ, в графе необходимо поставить прочерк.
- 12 – заполняется при обжиге документа. В столбце указывается дата прекращения трудового договора.
- 13 – включает подпись сотрудника в случае увольнения. Это означает, что сотрудник получил свою брошюру.
Скачать бланк и образец заполнения в excel
Нужна ли при переходе на электронный формат?
С 2020 года все активно начнут переходить на электронную документацию по трудоустройству. В связи с этим многие работодатели задаются вопросом, нужно ли еще вести учетную книгу, поскольку все сотрудники перешли на цифровую систему?
Не спешите закрывать книгу записей, так как человек с бумажной книжкой всегда может устроиться на работу в компанию. Лицо, ответственное за человеческие ресурсы, должно будет принять это и сделать соответствующую запись в книге.
Есть еще одна причина, по которой не стоит спешить с закрытием книги. Речь идет о проверках, проводимых специалистами Национальной инспекции труда. Они могут проверить, есть ли у работодателя реестр.
В российском законодательстве нет ничего о порядке закрытия книги. Однако вам нужно будет сделать следующее, чтобы закрыть документ:
- На обложке должна быть указана дата первой и последней записи.
- Сделайте окончательную аутентифицированную запись напоследняя страница документа.Сообщает о количестве листов в книге и о доступных записях.Вы можете заверить документ печатью отдела кадров.
Закрытая книга отправляется в архив, где будет храниться 50 лет.
Выводы
Книга должна быть в наличии в организации.Документ состоит из 13 граф, каждая из которых должна быть заполнена в соответствии с правилами, установленными законодательством.
Книга закрывается выполнением определенных действий, а затем отправляется в архив.