Как правильно заверить копию трудовой книжки — образец заверения

В 2018 году вступил в силу стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016, который содержит информацию о том, как правильно заверять копии трудовой книжки.

В соответствии с принятыми правилами процедура заверения зависит от цели, для которой выдается дубликат документа.

Для чего нужна копия трудовой книжки?

Каждый сотрудник может получить копию трудовой книжки. Для этого он должен подготовить специальное заявление и подать его специалисту, ответственному за внесение записей в документ и его хранение. Чаще всего на эту должность работодатель назначает менеджера по персоналу.

В статье 62 ТК РФ указан срок, до которого работник должен получить дубликат трудового книжки при подаче соответствующего заявления. Продолжительность этого периода – три дня.

Копия трудовой книжки может понадобиться в различных ситуациях. Чаще всего встречаются следующие обстоятельства:

• Необходимость подачи документа в государственное учреждение, например, в учреждение социального страхования, для получения каких-либо пособий;
• Необходимость доставки документа в банк для заключения кредитного договора;
• Предоставление информации в Пенсионный фонд для расчета размера пенсии.

Основное назначение копии трудовой книжки – документальное подтверждение стажа работы сотрудника и наличия постоянного рабочего места, а значит – дохода.

В случае запроса сотрудником дубликата нет необходимости точно определять причину такой необходимости.

Как правильно заверить работодателем?

Трудовая книжка является документом, имеющим юридическое значение, поэтому особое внимание следует уделить вопросу получения ее заверенной копии. В случае работы книгу ведет работодатель и несет ответственность за ее правильное заполнение и хранение. Если гражданин не работает по трудовому договору, трудовую книжку ведет работодатель.

Порядок заверения копии зависит от того, где она хранится.

Как правильно сертифицировать:

• При хранении в компании книга заверяется работодателем;
• если эксплуатируется гражданином – нотариально заверенным.

Аттестация работодателя проводится поэтапно с учетом конкретных требований.

1. Первоначально все страницы документа сканируются и распечатываются, включая титульный лист.
2. Каждую страницу необходимо распечатать на отдельном листе. Двусторонняя печать может быть неприемлема для копируемой организации.
3. Печатный текст должен быть разборчивым, исправления и другие пятна недопустимы.
4. Каждая страница дубликата должна быть пронумерована и прошита. В конце дубликата наклеивается специальная наклейка и указывается количество аутентифицированных страниц.

В конце заверенной копии ответственный специалист ставит отметку «Верно», оставляет свою личную подпись и указывает дату выдачи дубликата.

Также важно указать, где хранится исходный документ.

Согласно ГОСТ Р 7.0.97.-2016 вместо указания слова «Верный» работодатель может поставить на копии специальный штамп с текстом «Верная копия» и датой заверения образца. Если компания имеет печать компании, ее также необходимо поставить в дубликат трудовой книжки.

Рекомендуем прочитать:

Образец заверения для банка

Подача документов в банк – наиболее частая причина, по которой требуется копия трудовой книжки. Если на момент составления документа сотрудник официально трудоустроен, он получает дубликат в компании. Для этого он составляет запрос, на основании которого руководитель отдела кадров заверяет и выдает копию с учетом всех принципов, изложенных в предыдущем абзаце.

Отличие в этом случае – добавление определенной фразы. При необходимости можно указать, что сотрудник, которому он выдается, в настоящее время работает. Такой возврат указывается по запросу работника. В остальном заверение копии производится обычным способом.

Нотариальное заверение производится точно так же. При подаче заявки обратите внимание, что услуги этогоспециалистам оплачиваются.

Образец:

Выводы

Копия вашего трудоустройства может потребоваться для подачи в банк при подаче заявления на ссуду или в государственные органы социального обеспечения при предоставлении пособий.Профессионально занятые лица могут получить заверенную копию у работодателя, а безработные – у нотариуса.

При аттестации специалистов они должны соответствовать правилам, отраженным в ГОСТ Р 7.0.97-2016.В этом нормативном акте указана вся необходимая информация.