В начале 2020 года вступили в силу изменения, согласно которым у офисных сотрудников есть возможность заполнять документацию сотрудника в электронном виде, а теперь у сотрудника есть право выбрать другой способ ее хранения, о чем необходимо сообщить в форма заявки до конца 2020 года.
Подробности организации перехода на этот процесс регулируются Федеральным законом № 439. Согласно законодательному акту, работодатель должен проинформировать своих сотрудников об этом нововведении и получить от них ответ о способе ведения трудовой книжки.
Нужно ли подавать заявление о выборе способа ведения трудовой книжки?
После опубликования Федерального закона № 439 ответственность руководителей предприятий возросла. Согласно этому законодательству, каждый работодатель должен ознакомить своих сотрудников с изменениями до 31 октября 2020 года. Ранее крайним сроком для сообщения сотрудников был 30 июня. Указанный срок продлен в связи с переводом значительной части работающих граждан на удаленный режим работы.
Для этого руководство компании издает соответствующий приказ, на основании которого каждый сотрудник должен принять собственное решение по этому поводу. У сотрудников по-прежнему есть возможность вести трудовые книжки в письменной форме, но была добавлена новая функция, на основании которой документ может быть заполнен в электронном виде.
Реакция сотрудников должна быть задокументирована. В этом случае готовится специальное заявление, в котором выносится письменное решение о способе ведения трудовой книжки. Наличие официального документа подтвердит, что выбор сотрудник сделал самостоятельно, а при заполнении книги специалисты по персоналу следуют его воле.
Сроки подачи
Если до 31 октября 2020 года работник не уведомлен о выборе способа ведения трудовой книжки, он может обратиться в инспекцию труда. В случае своевременного уведомления об изменениях, работник должен подготовить соответствующее заявление, отражающее суть своего решения.
Также существует определенный срок для подачи этого документа. Крайний срок – 31 декабря 2020 года.
Как написать правильно?
Действующее законодательство РФ не предусматривает единого образца для данного вида документации. Поэтому стоит руководствоваться стандартной технологией написания таких документов.
Следующая информация должна быть включена в заявку
- данные о получателе документа – фирменное наименование, инициалы и должность руководителя, на имя которого оформлено заявление;
- Заголовок документа;
- инициалы и должность претендента;
- основная часть – описание принятого работником решения о выборе способа ведения трудовой книжки;
- Запрос трудовой книжки (в случае выбора электронной версии);
- Обоснование выбора – ссылка на федеральный закон или ст. 66 ТК РФ;
- Личная подпись работодателя и дата выдачи документа.
Скачать образец
Что работодателю делать дальше?
Порядок действий работодателя при приеме заявления работника о порядке ведения трудовой книжки зависит от того, какой вариант выбрал работник. Если сотрудник решит вести трудовую книжку по-старому, то есть письменно, никаких действий не требуется. В случае принятия решения о переходе на электронный учет сотрудников тактика меняется.
В заявлении на электронную трудовую книжку работник должен запросить письменный образец. При этом перед оформлением документа специалисты по кадрам должны сделать в нем соответствующую итоговую запись о том, что сотрудник переходит на электронную версию трудовой книжки.
При получении документа работник должен сделать запись в трудовом журнале. Подпись сотрудника на документе означает его получение и отсутствие претензий к работодателю. Только после того, как эти действия будут выполнены, правление компании может приступить к электронному образцу документа.
Если сотрудник не подаст заявление
Если работник не подаст руководителю декларацию о выборе метода трудоустройства до 31 декабря 2020 года, работодатель все равно сохранит ее в письменной форме.Сотрудники, у которых не было возможности своевременно оформить и передать документ руководству, смогут сделать это позже в удобное время.
Не позднее 31 декабря текущего года могут подать заявление следующие граждане:
- люди, находящиеся в отпуске по болезни;
- Люди в отпуске;
- Лица, отстраненные от служебных обязанностей в связи с
причины, указанные в Трудовом кодексе и ином действующем законодательстве Российской Федерации.
Несвоевременная подача заявления не является нарушением трудового законодательства. В этом случае работодатель просто продолжает заполнять трудовую книжку сотрудника в обычном режиме.
Выводы
Вне зависимости от выбора сотрудника трудовая книжка будет вестись в электронном виде. Однако, если сотрудник решит сохранить бумажную версию, информацию придется дублировать на двух носителях – цифровом и бумажном.
В начале 2020 года вступил в силу нормативный акт, согласно которому с нового года у сотрудников есть возможность выбрать способ ведения трудовой книжки. К обычной письменной версии добавлена электронная версия.
Все работодатели должны были до 31 октября 2020 года проинформировать сотрудников об изменениях. Сотрудники, не получившие такую информацию от своего руководства, могут обратиться в инспекцию труда.