С 1 января 2020 года россияне могут по собственному желанию перейти с бумажной документации сотрудников на электронную; для этого достаточно написать заявление своему руководителю.
У сотрудника есть право оставить бумажный вариант, при желании, для этого нужно составить заявку по этому шаблону. Если сотрудник соглашается перейти на цифровые технологии, он должен дать свое согласие в письменной форме до конца 2020 года.
Нужно ли писать заявление о переходе на электронные трудовые книжки?
Сотрудники имеют право выбирать, хотят ли они использовать электронную книгу документооборота или остаться с бумажной книгой. Если человек выбирает первый вариант, ему передается обычная бумажная трудовая книжка с отметкой о переходе на электронную трудовую книжку, и вся информация фиксируется в цифровом виде. Если сотрудник хочет вести документацию в бумажном виде, специалист по кадрам будет выполнять двойную работу – вести электронную документацию, а также дублировать информацию на бумаге.
Это означает, что, несмотря на выбор сотрудника, ему все равно придется учитывать данные о профессиональной деятельности в электронном виде.
Все сотрудники должны до начала 2021 года четко указать, хотят ли они перейти только на электронные носители или также хотят сэкономить на бумаге. Это должно быть сделано в письменной форме в виде декларации.
Даже если сотрудник не хочет переходить на цифровой формат, он все равно должен сообщить своему руководителю о своем выборе. Если заявка не подана, по умолчанию предполагается, что сотрудник хочет сохранить бумажную версию работы.
Не имеют права выбора только те, кто впервые трудоустраивается в 2021 году. Эта категория людей получит электронные книги сразу.
Сроки подачи
Заявление о переходе на электронные регистры занятости необходимо подать до 31 декабря 2020 года включительно.
Если по какой-либо причине подать письменную заявку в установленные сроки невозможно, это можно сделать в любой день 2021 года с согласия работодателя на рабочем месте. Заявка будет рассмотрена только в том случае, если:
- По состоянию на 31 декабря 2020 года сотрудник не мог присутствовать на работе, но его должность оставалась доступной, что могло быть связано с временной неспособностью выполнять обязанности, отпуском или отстранением от работы.
- По состоянию на 31 декабря 2020 года у сотрудника не было официальной работы, но он работал до 2020 года.
Прежде чем сделать свой выбор, стоит учесть достоинства и недостатки обоих вариантов. Рекомендуем прочитать статью: Следует ли соглашаться на электронную документацию сотрудников?
Как оформить и подать?
Заявление о предпочтениях в отношении электронных регистров занятости должно быть написано в любой форме.
Сотрудники, решившие перейти на цифровые носители, получат бумажную версию, в которой будет указано, что они выбрали цифровые носители.
Бумажная книга по прошествии этого времени не теряет своей силы и может использоваться так же, как электронная книга. Кроме того, его следует хранить, так как в нем содержатся данные о занятости до 2020 года. В электронной записи о занятости будет записываться только информация, полученная после 2020 года.
Если сотрудник предпочитает вести бумажный блокнот, он будет продолжать заполняться, даже если человек найдет работу у другого работодателя. Эта информация также будет воспроизведена в цифровом виде.
Работодатель должен будет ввести все данные о занятости как в бумажный, так и в электронный регистр труда, поскольку цифровая база данных с данными всех сотрудников будет продолжать функционировать независимо от того, сколько людей захотят ее использовать.
Помимо прочего, работодатель предоставит Пенсионному фонду России информацию, содержащуюся в заявлении, т.е. согласие или несогласие на переход на цифровую систему.
Скачать образец
Что делать работодателю?
Когда работник переходит на электронную трудовую книжку, работодатель выдает ему или ей бумажную трудовую книжку, заранее отмечая выбор сотрудника. Ответственность с тех пордля бумажного документа он передается от компании сотруднику.
Затем работодатель отправляет информацию о трудовом стаже сотрудника в Пенсионный фонд России.
Сотрудник, который не подавал никаких заявлений, автоматически остается на бумаге, которую по-прежнему хранит его работодатель.
Выводы
Несмотря на все сложности, связанные с процессом перехода на электронную книгу, зачастую это намного удобнее как для руководителя, так и для подчиненного, чем записывать информацию о профессиональной деятельности на бумаге.
В любом случае сотруднику лучше написать заявление, чтобы работодатель понял выбор сотрудника.