Закон № 436-ФЗ от 16.12.2019 вступил в силу 01.01.2020. Кроме того, с этой даты вступил в силу Закон № 439-ФЗ от 16.12.2019. Этими нормативными правовыми актами введены некоторые изменения в системе учета профессиональной деятельности граждан России. Изобразительное искусство. 66 сек. 1, обязывающий работодателя собирать информацию в электронном виде и предоставлять соответствующую информацию в Пенсионный фонд Российской Федерации (ПФР).
До 31.12.2020 каждый сотрудник должен выбрать подходящий способ ведения трудовой книжки – либо оставить бумажную копию (ст. 66.1 ТК РФ), либо перейти на электронный формат (ст. 66.1 Трудового кодекса РФ). Трудовой кодекс РФ). Чтобы принять обоснованное решение и определить, что лучше, вам необходимо взвесить плюсы и минусы обоих вариантов для обеих сторон.
Плюсы и минусы электронной трудовой книжки для работника
С точки зрения сотрудника, цифровой формат записи опыта работы имеет следующие явные преимущества:
- Электронную книгу нельзя повредить или потерять. Это большой плюс для сотрудника, потому что цифровой формат документации сотрудника не допускает физической потери важных данных, тогда как в случае бумажной версии такой риск существует всегда. Бумажный документ может потерять свою ценность или быть утерян по разным причинам – по вине работника или его работодателя, из-за форс-мажорных обстоятельств. Так или иначе, восстановление информации о трудовом стаже – процедура долгая и хлопотная. Электронный формат учета позволяет в считанные секунды получить всю необходимую информацию из базы данных ПФР.
- Срок службы подтверждается просто и быстро, если соответствующие данные записываются и хранятся в электронном виде. Проблема с подтверждением стажа работы часто возникает при подаче заявления на пенсию – всегда есть возможность потерять или пропустить необходимую информацию. Если гражданин выберет цифровые записи, у него не возникнет проблем с подтверждением стажа работы. PFR будет собирать всю информацию, необходимую для самостоятельного назначения пенсии. Кроме того, гражданин всегда сможет получить соответствующую выписку из личного электронного трудового книжка (при этом эта выписка может быть как в электронном, так и в бумажном виде). Информацию о трудовом стаже можно запросить через личную учетную запись на сайте ПФР (авторизация через учетную запись на веб-портале государственных услуг) или через личное приложение в МФЦ. Вы также можете получить такую выписку через своего работодателя.
- Наем и увольнение можно производить удаленно. Это очень удобно, если гражданин работает удаленно или в отделении организации. Благодаря электронной регистрации сотруднику не нужно ехать в организацию для передачи или последующего сбора трудовой книжки.
- В случае увольнения работник не обязан забирать трудовую книжку у работодателя. Электронная форма расчетов исключает проблемные ситуации и возможные манипуляции со стороны работодателя, связанные с приостановлением (несвоевременным выпуском) трудовой книжки увольняемого работника. Однако в случае увольнения по-прежнему действует известный принцип двухнедельного периода возврата (двухнедельный срок отсчитывается с даты увольнения сотрудника).
К минусам, связанным с использованием электронных книг для сотрудника, могут быть следующие:
- От бумаги сложно отказаться. Речь идет о психологических барьерах на пути перехода от бумажного учета к цифровому. С этой проблемой могут столкнуться пожилые люди. Однако практика введения и использования выписок из всех видов цифровых регистров (например, USRN, USRLE или USRIP) доказывает, что люди быстро привыкают к новым формам документооборота.
- Боится, что информация исчезнет (будет стёрта) из базы данных. Следует отметить, что эта неблагоприятная условная ситуация является еще одним психологическим барьером. Однако это угрозана самом деле потенциально существует. Из-за сбоев системы или злонамеренных действий информация может стать общедоступной или исчезнуть (частично или полностью). При этом государство обеспечивает сохранность базы данных OFE, а безопасность информации о выслуге лет гарантирована каждому гражданину.
В целом переход на электронный учет имеет больше преимуществ, чем недостатков.
Достоинства и недостатки для работодателя
Что касается работодателей, то у них много минусов – электронный формат оформления трудовых книжек окажется дополнительной проблемой, несмотря на запланированную минимизацию бумажного документооборота. Более того, есть обоснованные сомнения в том, будет ли оправдано возможное снижение затрат на покупку бумажных бланков.
Благодаря внедрению и распространению
- электронные трудовые книжки, многим работодателям придется учитывать такие неудобства:
- Если сотрудники выберут бумажный формат, работодатель будет вынужден выполнять двойную работу, то есть совмещать отображение информации на бумаге с вводом соответствующей информации в электронную базу данных ПФР.
- Объем работы, связанной с человеческими ресурсами, увеличится, что может привести к увеличению сопутствующих расходов для компании.
- Необходимо будет подготовить и создать соответствующую систему работы с персоналом.
- Каждого нанятого сотрудника необходимо будет проинформировать о возможности выбора формы ведения бухгалтерского учета.
Что лучше выбрать — электронную или бумажную?
Большой объем информации, обрабатываемой на этапе внедрения этих нововведений, может привести к большому количеству ошибок, последующее исправление которых окажется трудоемким процессом.
Выбор между электронным и бумажным делопроизводством остается актуальным только для тех граждан, у которых трудовая книжка уже отражена в бумажной книге.
Сотрудник должен до 31.12.2020 выбрать подходящий вариант и подать заявление руководству:
Однако этот выбор не распространяется на тех граждан, которые приступят к работе после 31 декабря 2020 года, поскольку к ним будет применяться только цифровая запись.
Безусловно, электронная форма трудовой книжки может заинтересовать работника. Но если гражданин хочет вести бумажный дневник, считая этот вариант более надежным, он имеет на это право.
Выводы
Если человек выбирает электронный вариант, в бумажной книге должна быть последняя запись о выдаче этого документа собственнику – как сделать запись. Работодатель также должен будет заполнить форму NWB-TD для ПФР в соответствии с приведенной ниже формулой.
Для работника электронный формат трудовой книжки имеет больше преимуществ, чем недостатков. При этом следует помнить, что гражданин имеет право выбирать бумагу (однако это не касается тех граждан, которые приступят к работе после 31 декабря 2020 года, так как их больше не будут покрывать бумажные книжки).